Niespełna dwa tygodnie temu w życie weszła nowelizacja Kodeksu Pracy. Wśród najważniejszych zmian znalazły się przepisy regulujące pracę zdalną. Zmusiło to pracodawców do stworzenia nowych procesów w firmach i poinformowania o nich pracowników. Zrodziło także wiele pytań i wątpliwości, dotyczących praktycznych aspektów wdrożenia nowego postępowania. Jak ustrzec się pomyłek i sprawnie dostosować się do zmian? Na najważniejsze pytania odpowiada Wiktoria Kuc, Dyrektor HR w Symfonii.

Jak wyliczyć ryczałt bądź ekwiwalent dla pracowników za pracę zdalną?

Z problemem wyliczenia ryczałtu czy ekwiwalentu spotykamy się wtedy, gdy pracodawca zdecydował się na wprowadzenie pracy zdalnej w trybie uzgadnianym z pracownikiem, czyli w wymiarze dostosowanym do indywidualnych potrzeb i specyfiki pracy. W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej nie ma takiej konieczności. Kwotę wyliczamy, biorąc pod uwagę uśrednione koszty usługi internetowej. Jakość tej usługi powinna umożliwiać efektywną pracę zdalną. Kolejną kwestią jest ryczałt za zużycie prądu. Tutaj również przyjęliśmy uśrednioną stawkę za energię elektryczną, a także przeliczyliśmy ile zużywają sprzęty użyczane pracownikom – czyli np. laptop, monitor.

Jakie dokumenty powinni podpisać pracownicy w związku ze zmianą?

Jest kilka dokumentów, które powinni podpisać pracownicy w związku ze zmianą, w przypadku wyboru pracy zdalnej uzgodnionej. Jest to przede wszystkim dokument poświadczający uzgodnienie z pracodawcą (reprezentowanym przez bezpośredniego przełożonego) o przedmiocie pracy zdalnej, czyli uzgodnienie wymiaru pracy zdalnej, miejsca jej wykonywania i terminu rozpoczęcia. Poza tym, aby pracodawca mógł wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej, pracownik musi potwierdzić, że posiada warunki do jej wykonywania – należy więc przygotować dokument, w którym pracownik to poświadczy. Poza tym należy pamiętać, aby zaktualizować firmową informację o warunkach zatrudnienia, którą pracownik otrzymuje po zawarciu umowy o pracę. Odświeżyć należy także oceny ryzyka zawodowego, jeśli dotąd nie zakładały oceny pod kątem pracy zdalnej.

Termin, od którego firmy muszą wypełniać nowe zapisy KP?

Nowe przepisy weszły w życie 7 kwietnia br. i od tego dnia firmy powinny bez zbędnej zwłoki się do nich dostosować. Do czasu wprowadzenia wewnętrznego regulaminu, można realizować pracę zdalną poleceniem pracodawcy. Warto też pamiętać, że nowe przepisy całkowicie zastępują poprzednie wytyczne dotyczące telepracy. W tym przypadku na zmianę umów telepracowników firma ma aż pół roku. Możliwość wykonywania telepracy przez pół roku od wprowadzenia do Kodeksu Pracy przepisów o pracy zdalnej wynika z terminu przejściowego, zakreślonego przez ustawę nowelizującą.

 Jak ewidencjonować okazjonalną pracę zdalną?

System ewidencji pracy zdalnej zależy od pracodawcy i stopnia digitalizacji jego procesów. Naturalnie, im bardziej zaawansowana cyfrowo firma, tym sprawniej dostosuje się do nowych wytycznych. Na rynku jest wiele programów kadrowych czy kadrowo-płacowych, które umożliwiają ewidencję w systemie. Pozwala to zaoszczędzić dużo czasu i znacznie uporządkować informacje w porównaniu do innych tradycyjnych form prowadzenia dokumentacji, takich jak np. Microsoft Excel. Należy pamiętać, że dni pracy zdalnej okazjonalnej będą wymaganą informacją do świadectwa pracy. Automatyzacja procesów jest więc ogromnym ułatwieniem dla każdej kadrowej i pozwala uniknąć błędów.

Co może zakwestionować ZUS i US w zakresie tego ekwiwalentu?

Jak już wiemy, co do zasady pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej nie stanowi przychodu ze stosunku pracy. W związku z tym nie ma podstawy do wyliczenia wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wątpliwości mogą pojawić się jednak w momencie, kiedy kwoty znacznie odbiegają od przyjętych średnich. Pracodawcy decydujący się na wprowadzanie ryczałtowych kwot netto, które znacznie przewyższają zdroworozsądkowe wyliczenia zużycia prądu i kosztów Internetu, mogą narażać się na ryzyko zakwestionowania takiej formy rozliczenia przez organy skarbowe. Może być to traktowane jako obejście opodatkowania i oskładkowania zwykłego zwiększenia wynagrodzenia pracownika. Pomocne może okazać się jak najbardziej szczegółowe określenie przyjętych w firmie norm i reguł w regulaminie czy porozumieniu i przedstawienie ich pracownikom.