Warto ewidencjonować godziny pracy

Kadry i płace, Prawo


Przepisy Kodeksu pracy w art. 149 § 2 pozwalają m.in. na nieewidencjonowanie godzin pracy w przypadku wprowadzenia przez pracodawcę tzw. wynagrodzenia ryczałtowanego, tj. ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych oraz ryczałtu za pracę w godzinach nocnych.



Czy warto ewidencjonować godziny pracy (nawet w przypadku wypłacania ryczałtu za pracę w godzinach nocnych oraz nadliczbowych)?

Ewidencja to podstawa

Instytucją pozwalającą kontrolować przestrzeganie przez pracodawcę ciążącego na nim obowiązku w zakresie organizacji procesu pracy jest ewidencja czasu pracy, prowadzona w celu prawidłowego ustalania przysługującego pracownikowi wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą. Artykuł 149 Kodeksu pracy nakłada obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy na wszystkich pracodawców niezależnie od rodzaju działalności oraz poziomu zatrudnienia. Faktem niepodlegającym dyskusji jest, że ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona dla wszystkich pracowników. Szczegóły ewidencjonowania czasu pracy określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. W § 8 rozporządzenie stanowi, że pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie przewidują żadnego wzoru karty ewidencji czasu pracy. Określenie kształtu karty oraz sposobu jej przechowywania należy więc do pracodawcy – istnieje jednak zasadniczy warunek: w karcie takiej muszą znaleźć się wszystkie wymagane powyższym przepisem informacje.

Kiedy dobrowolnie?

Ustawodawca umożliwił pewne ułatwienia w ewidencjonowaniu czasu pracy w odniesieniu do pewnych grup pracowników, mianowicie:

  • pracowników wykonujących pracę w zadaniowym systemie czasu pracy,
  • pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy
  • pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

W odniesieniu do tych grup pracowników ustawodawca nie wymaga ewidencjonowania godzin pracy. Co ważne: nieewidencjonowanie godzin pracy nie jest jednak równoznaczne z całkowitym zwolnieniem z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy - pracodawca powinien ewidencjonować inne aspekty organizacji czasu pracy, w szczególności urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Ustawodawca pozwolił w stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy zastąpić ryczałtem (ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych). Istotnym jest, aby wysokość wynagrodzenia ryczałtowego odpowiadała przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych (art. 151(1) § 4 k.p.). Ważne jest także, że ryczałt nie może zostać zaplanowany w wymiarze wyższym niż przeciętnie 8 godzin tygodniowo, co wynika z przeciętnej 48-godzinnej normy tygodniowej. W razie, gdy pracownik wykonywał pracę w wymiarze wyższym niż było to przewidziane, przysługuje mu roszczenie o dopłatę do ustalonego ryczałtu (wyrok SN z dnia 20 maja 1998 r., I PKN 143/98) - co jest kwestią dość oczywistą, ponieważ pracownik przepracował określoną liczbę godzin, za którą należy mu się wynagrodzenie. Dotyczy to zwłaszcza tych przypadków, gdy rzeczywisty wymiar przepracowanych godzin nadliczbowych w istotny sposób odbiegał od wymiaru objętego ryczałtem. Jednakże warte podkreślenia jest, że faktyczne przepracowanie mniejszej liczby nadgodzin niż zaplanowana nie powoduje obniżenia wysokości wynagrodzenia ryczałtowego. Jest to swoiste ryzyko pracodawcy, który nie ma możliwości potrącenia wynagrodzenia w razie „niewypracowania” przez pracownika liczby ryczałtowanych godzin. Rozliczenie wynagrodzenia ryczałtowego następuje po zakończeniu okresu rozliczeniowego czasu pracy.

Zwolnienie z obowiązku

W myśl art. 149 § 2 Kodeksu pracy w stosunku do pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe nie ewidencjonuje się godzin pracy. W wyroku z dnia 19 maja 2004 r., I PK 630/03) Sąd Najwyższy stwierdził, że ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zwalnia pracodawcę z ewidencjonowania czasu pracy (art. 149 § 2), wówczas gdy pracownik świadczy pracę ponad normę czasu pracy, jednakże dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin nadliczbowych jest wysoce utrudniona. Co to oznacza dla pracodawcy ? W sytuacji, kiedy wprowadzi on wysoką kwotę ryczałtu za nadgodziny nie musi prowadzić ewidencji godzin pracy, jednakże naraża się na ewentualne roszczenie pracownika – pracodawcy trudno jest sprawdzić, czy zapłacił pracownikowi za wszystkie godziny pracy. Podobnie jak w przypadku ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych, również w stosunku do pracowników wykonujących pracę w porze nocnej stale poza zakładem pracy dodatek z tytułu pracy nocnej może być zastąpiony ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej (art. 151 (8) § 2 k.p.). Musimy pamiętać, że wprowadzenie dodatku zryczałtowanego nie może powodować pokrzywdzenia pracownika i zaniżenia przysługującego mu świadczenia w stosunku do czasu faktycznie przepracowanego. Dlatego jeśli wysokość zryczałtowanego dodatku została ustalona w zbyt małej kwocie, na pracodawcy będzie ciążył obowiązek wypłaty dodatku za rzeczywistą liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej, czego pracownik może dochodzić również na drodze sądowej. Jeżeli natomiast liczba godzin pracy w porze nocnej była niższa od planowanej, zryczałtowane wynagrodzenie będzie przysługiwać w pełnej wysokości. W myśl art. 149 § 2 Kodeksu pracy w stosunku do pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w godzinach nocnych nie ewidencjonuje się godzin pracy. Jednak jak skontrolować, czy wynagrodzenie za pracę w nocy zostało wypłacone we właściwej wysokości ? Najlepiej prowadzić ewidencję godzin pracy… Niepodważalny jest fakt, że przepisy Kodeksu pracy (art. 151 (1) § 4 oraz 151 (8) § 2) zwalniają pracodawcę z obowiązku ewidencjonowania godzin pracy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może prowadzić takiej ewidencji godzin. Zdaniem autora ewidencjonowanie godzin pracy jest wskazane ze względu na prawidłowe rozliczenie godzin pracy pracownika. Skąd pracodawca ma mieć wiedzę, czy ryczałty, jakie ustalił zostały ustalone w wystarczających kwotach, które pokrywają całość wykonanej pracy? Jeżeli okaże się, że pracownik pracował więcej godzin niż ma „zryczałtowane” to należy mu tę różnice wypłacić. Brak ewidencji powoduje, że w razie sporu z pracownikiem pracodawca musi wykazać, iż pracownik nie pracował w taki wymiarze, jak twierdzi, a tym bardziej jak udokumentował (wyrok Sądu Najwyższego z 5 maja 1999 r., sygnatura: I PKN 665/98).

Ewidencjonowanie godzin pracy pozwala na prawidłowe rozliczenie czasu pracy i wynagrodzenia pracownika. To najważniejszy argument stojący za prowadzeniem takiej ewidencji. Jeżeli pracodawca chce uniknąć roszczeń pracowników, nie martwić się ewentualnymi sporami w sądzie i utrzymać porządek w zakresie ewidencjonowania godzin pracy i wynagrodzeń, prowadzenie takiej ewidencji to jedynie słuszne posunięcie. Oczywiście istnieje inne rozwiązanie, które uwolni pracodawcę od ewidencjonowania godzin pracy pracownika, wobec którego ustalono wynagrodzenie ryczałtowe- ustalenie ryczałtów na tak wysokim poziomie, że na pewno zapewnią one zapłatę wynagrodzenia za pracę w porze nocnej oraz w godzinach nadliczbowych.

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 Nr 21, poz. 94)
Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. 1996 nr 62 poz. 286)
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 maja 2004 r., syg. akt: I PK 630/03
Wyrok Sądu Najwyższego z 5 maja 1999 r., syg. akt: I PKN 665/98

Drukuj artykuł
Wojciech Mazur

Kancelaria Prawa Pracy, Bielsko- Biała

Ekspert HR Polska ds. prawa pracy i BHP

Prawnik, były inspektor pracy. Właściciel Kancelarii Prawa Pracy z siedzibą w Bielsku-Białej, która oferuje przedsiębiorcom profesjonalne usługi w zakresie m.in. doradztwa prawnego, audytu dokumentacji, szkoleń z zakresu prawa pracy, reprezentacji przed sądami oraz organami administracji państwowej. Specjalizuje się z tematyce czasu pracy oraz wynagrodzeń jak i w szeroko rozumianym bezpieczeństwie i higienie pracy. Współpracuje z Kancelarią Radcy Prawnego Grzegorz Mazur z siedzibą w Katowicach.

Newsletter

Wykorzystujemy pliki cookies.