Pracodawca, nawiązując z pracownikiem stosunek pracy, określa czas i miejsce wykonywania powierzonych obowiązków. Pracownik wykonujący swoją pracę może zostać poproszony, aby wykonał zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, a które dotychczas wykonywał na miejscu. Wiąże się to z koniecznością udania się pracownika w podróż służbową.
Co nazywamy podróżą służbową?
Legalnej definicji podróży służbowej szukać należy w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy- art. 775 § 1 określa, iż za podróż służbową rozumieć należy wykonywanie przez pracownika zadań służbowych na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Już w tym miejscu należy odrzucić pogląd, że podróż służbową stanowić będą dojazdy do pracy pracownika. Stałe miejsce pracy zaś to miejsce umówione, a za siedzibę pracodawcy rozumie się każdą placówkę zatrudnienia, w której pracownik jest zatrudniony. Zatem, aby można mówić o podróży służbowej, konieczne jest kumulatywne spełnienie trzech przesłanek. Podróż musi odbywać się na polecenie pracodawcy, celem podróży musi być wykonywanie zadania służbowego, zaś miejsce, w którym ma być ono wykonywane, musi znajdować się poza miejscem siedziby pracodawcy, lub miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika. Polecenie, które formułuje pracodawca wobec pracownika, wskazujące konieczność udania się w podróż służbową, może przybrać dowolną formę. Przepisy prawa pracy nie regulują bowiem tej kwestii wprost. Forma pisemna takiego polecenia wydaje się jednak nader istotna dla późniejszych celów dowodowych. Z pomocą przychodzi przy tym orzecznictwo, które wykształciło jednobrzmiący pogląd na tę kwestię. W wyroku z dnia 26 stycznia 2007 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu stwierdził, że powierzenie pracownikowi wykonania zadania służbowego poza stałym miejscem pracy przez pracodawcę, wymaga odpowiedniego udokumentowania. Niezbędne jest również określenie w treści owego dokumentu miejsca, daty i godziny wyjazdu, daty powrotu, stawki i wartości przysługujących z tytułu podróży diet, na co wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 17 lutego 2012 r.
Pracodawco nie zapomnij o obowiązkach
W związku z oddelegowaniem pracownika poza swoje podstawowe miejsce pracy, na pracodawcy ciążą liczne obowiązki z tego tytułu. Przede wszystkim musi on wypłacić pracownikowi szereg należności związanych z podróżą takich jak koszt przejazdu, koszt dojazdu środkami komunikacji miejscowej, koszt noclegu, czy w szczególności dieta z tytułu oddelegowania. Pracownik może również liczyć na zwrot innych kosztów, które zostaną przez niego udokumentowane, a które będą racjonalnie uzasadnione wobec jego potrzeb. Można wskazać tutaj chociażby zwrot kosztów za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, czy opłata za miejsce parkingowe. Pracownik powinien jednak pamiętać, aby gromadzić wszelkie niezbędne faktury i rachunki, pozwalające udokumentować poczynione wydatki, a które będą niezbędne przy rozliczeniu z pracodawcą.
Sposób, tryb i wysokość rekompensowanych pracownikowi wydatków, związanych z podróżą służbową może mieć swoje różne podstawy normatywne. W przypadku pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej, tryb ten został określony w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Pracodawcy „prywatni” powinni natomiast ustalić warunki wypłacania takich należności w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy, czy też powinni zawrzeć odpowiednie postanowienia w umowie o pracę z pracownikiem, gdy nie są zobligowani do ustalenia regulaminu wynagradzania, jak też gdy nie są objęci układem zbiorowym prawa pracy. Obowiązek ustalenia regulaminu wynagradzania dotyczy pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników. Gdyby doszło do sytuacji, w której ani w umowie, ani w układzie zbiorowym, ani też regulaminie nie ma takich zapisów, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej, odpowiednio według przepisów rozporządzenia, o którym mowa powyżej, o czym stanowi art. 775 § 5 k.p.
Diety krajowe i zagraniczne
Rozporządzenie reguluje problematykę podróży służbowych, wykonywanych na terenie kraju oraz za granicą. W szczególności odnosi się do diet, czyli świadczeń przeznaczanych co do zasady na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia pracownika. Od 1 marca 2013 r. stawka diety krajowej wynosi 30 zł, zaś stawka diety zagranicznej jest zależna od kraju, do którego udaje się w podróż służbową pracownik. Przykładowo wskazać można, że wysokość diety za dobę w Niemczech to 49 Euro, w Wielkiej Brytanii 35 Funtów, a w Norwegii 451 Koron Norweskich. Wysokość diet w poszczególnych państwach określa tabela, znajdująca się na końcu rozporządzenia. Dieta nie zawsze jednak może zrekompensować w pełni poczynionych na wyżywienie przez pracownika wydatków. Ma ona bowiem charakter wspomagający. Dieta nie zawsze będzie też wypłacona w pełnej wysokości. Należność związaną z dietą oblicza się od momentu rozpoczęcia podróży do chwili powrotu po ukończeniu zadania. Warto pamiętać, iż jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin, pracownikowi przysługuje tylko 50% diety. Za każdą kolejną dobę przysługuje już dieta w pełnej wysokości, zaś za niepełną, ale rozpoczętą dobę, pracownikowi należy się 50% diety, do 8 godzin i dieta w pełnej wysokości, powyżej 8 godziny. Dieta nie przysługuje w ogóle, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie oraz gdy podróż służbowa trwa mniej niż 8 godzin. Należy pamiętać, że dieta jest wypłacana przez pracodawcę niezależnie, czy wydatki poczynione przez pracownika na zakup posiłku zostaną pracodawcy okazane. Uprawnienie to jest bezwarunkowe. Wysokość diet w różnych krajach określa tabela.
Własnym samochodem?
Pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej pracownika swoim własnym samochodem. W takim wypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu, odpowiadający iloczynowi przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Stawkę tę ustala pracodawca, przy czym nie może być ona wyższa niż stawka określona w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W przypadku samochodów o pojemności skokowej powyżej 900 cm3, maksymalna stawka za kilometr wynosi 0, 8358 zł.
…
Podróż służbowa to tylko z pozoru mało skomplikowane przedsięwzięcie. Okazuje się, że nie wystarczy zlecić pracownikowi, by ten pojechał i załatwił sprawę. Trzeba pamiętać o innych istotnych kwestiach jak konieczność wypłaty diet, czy wydania pracownikowi pisemnego polecenia.
