Od 1 stycznia 2019 r. na pracodawcy ciąży nowy obowiązek informacyjny względem pracownika. Został on wprowadzony do Kodeksu pracy (K.p.) w związku z wejściem w życie ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (ustawa nowelizująca). Obowiązek, o którym mowa nie obejmuje jednak wszystkich pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy.

O czym i gdzie informować?

Zgodnie z nowym przepisem art. 94 [6] K.p., w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: 

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej
• możliwości jej odbioru przez pracownika oraz o 
• jej zniszczeniu w przypadku nieodebrania. 

Przepis art. 94 [6] K.p. wprost przewiduje, że informacja jest wydawanawraz ze świadectwem pracy, a zatem jako osobny dokument. Pracodawca nie jest uprawniony do zamieszczenia omawianej informacji w treści świadectwa pracy. Przypominamy przy tym, że szczegółową treść świadectwa pracy reguluje Rozporządzenie z 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy, które nie zostało zmienione przy okazji wprowadzania ustawy nowelizującej i które nie przewiduje ani obowiązku, ani nawet możliwości zamieszczenia w świadectwie omawianej informacji. 

Jakkolwiek treść nowego obowiązku informacyjnego nie powinna budzić większych wątpliwości, tak z kolei problematyczne może być określenie komu należy wydać stosowną informację. 

Kogo informować?

W ustawie nowelizującej ustawodawca wskazał konkretnie, które z nowych przepisów należy stosować wobec stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. Wśród tych przepisów nie znalazł się omawiany art. 94 [6] K.p. Konsekwentnie zatem należy przyjąć, że przepis ten znajduje zastosowanie jedynie do tych stosunków pracy, które zostały nawiązane po jej wejściu w życie, tj. od 1 stycznia 2019 r. Oznacza to, że pracodawca nie ma obowiązku informacyjnego z art. 94 [6] K.p. wobec pracownika, którego stosunek pracy został nawiązany np. w 2018 r. (przed wejściem w życie ustawy nowelizującej), a uległ rozwiązaniu w 2019 r. (po wejściu w życie ustawy nowelizującej). 

Preferowana przez Kancelarię, przedstawiona wyżej interpretacja nie jest jedyną. Przy okazji wejścia w życie ustawy nowelizującej, pojawiły się bowiem także interpretacje odmienne, zakładające bardziej ostrożnościowe podejście, zgodnie z którym obowiązek informacyjny pracodawca powinien wypełniać wobec wszystkich pracowników, bez względu na datę nawiązania ich stosunku pracy. 

...

Prędzej czy później każdy z pracodawców stanie przed dylematem, którą z tych interpretacji zastosować w praktyce. Być może do tego czasu swoje stanowisko w sprawie przedstawi np. Główny Inspektorat Pracy.