Zarządzanie czasem pracy, wynagrodzeniami pracowników, ich szkoleniami i rozwojem to zadania wielkich rozmiarów, które w firmie można realizować za pomocą arkusza kalkulacyjnego czy nawet tradycyjnych, papierowych dokumentów. Im większa i dojrzalsza organizacja, tym procesy te stają się bardziej złożone, a narzędzia, które były wystarczające na wcześniejszym etapie rozwoju firmy, stają się nieefektywne.

Jak jednak rozpoznać moment, w którym rozproszone aplikacje i sterty dokumentów należy zamienić na profesjonalne wsparcie IT dla HR?

Ważne sygnały

Oto 10 sygnałów świadczących o tym, że czas najwyższy rozważyć inwestycję w rozwiązania do zarządzania kapitałem ludzkim.

Zebranie danych statycznych dotyczących HR w całej firmie jest dużym wyzwaniem

Podejmowanie właściwych decyzji w obszarze zarządzania kadrami bez kompletnego obrazu sytuacji jest niezwykle trudne. Jeżeli uzyskanie informacji statystycznych dotyczących całej firmy jest żmudne i długotrwałe, a niektórych danych w ogóle nie jesteś w stanie uzyskać, to znaczy, że czas usystematyzować je w systemie IT. To da ci pewność, że wszystkie kluczowe informacje dotyczące HR są agregowane w jednym miejscu, a ty w każdej chwili masz dostęp do przekrojowych i wyczerpujących danych.

Różne oddziały firmy realizują te same procesy HR na różne sposoby

Jeżeli pracujesz w wielooddziałowej organizacji, w której procesy HR nie są wspierane przez narzędzia IT, istnieje duża szansa, że w każdej jednostce organizacyjnej te same działania realizowane są w inny sposób. Jeżeli każdy oddział poświęca cenny czas na wypracowanie własnych procedur, a brak jednolitych standardów powoduje, że trudno o ustandaryzowane i porównywalne dane, to znak, że nadszedł czas na uspójnienie procesów HR w ramach odpowiedniego systemu IT.

Czynności administracyjne pochłaniają większą część pracy i brakuje czasu na rzeczy ważne

Jeżeli rozliczanie czasu pracy, wynagrodzeń czy inne zadania związane z administracją kadrami powodują, że trudno ci znaleźć czas na zarządzanie rozwojem pracowników czy ocenę ich pracy w odniesieniu do celów biznesowych firmy, warto rozważyć wdrożenie systemu IT, który zautomatyzuje czasochłonne procesy administracyjne, a tobie pozwoli skoncentrować się na realizowaniu roli działu HR jako partnera biznesowego.

Niektóre procesy w obszarze HR trwają według ciebie zbyt długo

Jeżeli masz wrażenie, że dwa miesiące potrzebne na zebranie w firmie potrzeb szkoleniowych czy kilka tygodni niezbędnych do przygotowania wyników ocen pracowniczych to zdecydowanie za długo, na pewno masz rację.  Dzięki dedykowanym narzędziom IT możesz te i inne procesy przeprowadzić o wiele szybciej i mieć pewność, że działania związane na przykład z kluczowym dla firmy rozwojem i oceną pracy pracowników, są realizowane efektywnie.

Firma tonie w niezliczonej ilości papierowych dokumentów

Wnioski urlopowe, zaświadczenia, zwolnienia lekarskie, deklaracje PIT, paski płacowe to tylko niektóre dokumenty, które codziennie musi przetworzyć specjalista HR.  Ich drukowanie, przesyłanie i archiwizowanie nie tylko generuje koszty, ale powoduje, że dostęp do danych przechowywanych w tak rozproszony sposób, jest utrudniony. Zarządzanie dokumentacją można ułatwić korzystając na przykład z elektronicznych teczek osobowych pracowników czy z elektronicznych pasków płacowych, które ograniczają  obieg papierowych dokumentów w firmie.

Budżety, które przygotowujesz okazują się dalekie od rzeczywistości

Czy zdarzyło ci się, że przygotowany przez ciebie budżet okazał się znacznie niedoszacowany w stosunku do realnych kosztów? Jeśli tak, przyczyna leżała prawdopodobnie w niepełnych i zbyt ogólnych danych, na których opierałeś wyliczenia. Przygotowanie wiarygodnych prognoz finansowych jest możliwe tylko jeśli mamy do dyspozycji pełne dane, agregowane automatycznie w systemie IT, które znacznie zwiększają szansę na precyzyjne zabudżetowanie przewidywanych kosztów w obszarze zarządzania kadrami.

Nie masz pewności, że procesy HR w firmie przebiegają zgodnie z wymogami prawa

Jeżeli chcesz być pewien, że procesy związane na przykład z planowaniem czasu pracy są zgodne nie tylko z wewnętrznymi uregulowaniami organizacji, ale przede wszystkim z zapisami kodeksu pracy, warto rozważyć wdrożenie dedykowanego rozwiązania IT. Nawet najlepiej przygotowani merytorycznie kierownicy mogą popełnić błąd planując czas pracy w swoich zespołach, podczas gdy system uwzględniający wszystkie uregulowania prawne nie pozwoli zatwierdzić planów niezgodnych z obowiązującymi przepisami. 

Masz poczucie, że pracownicy w twojej organizacji nie znają swoich celów

Jeżeli odnosisz wrażenie, że zadania, które realizują pracownicy nie zawsze wynikają z  priorytetów biznesowych firmy, warto rozważyć wdrożenie oprogramowania do zarządzania celami i kompetencjami pracowników.  Taki system pozwoli określić cele dla pracowników zgodne z kierunkiem rozwoju organizacji, ocenić ich realizację oraz wymagane kompetencje i na tej podstawie określić należną premię.

Pomimo wielu odpowiedzi na ogłoszenia rekrutacyjne, trudno jest znaleźć właściwych kandydatów do pracy

Dokumenty kandydatów spływają na skrzynkę mailową, a powrót do cv osób, które brały udział w rekrutacjach kilka miesięcy wcześniej wymaga przeszukiwania pojedynczych plików umieszczonych w różnych folderach? Dokumentowanie przebiegu procesu selekcji (szczególnie, gdy wykorzystywane są narzędzia typu asessment center i development center) stanowi wyzwanie?  To znak, że potrzebujesz narzędzi umożliwiających organizację procesu publikacji ogłoszeń, zbierania danych kandydatów i ich wszechstronnej analizy pod kątem wymagań wakujących stanowisk oraz intuicyjnych narzędzi oceny dostępnych dla osób uczestniczących w procesie selekcji.

Mimo znacznych budżetów na szkolenia, trudno stwierdzić faktyczny wzrost kompetencji 

W twojej organizacji co roku bardzo wielu pracowników bierze udział w szkoleniach, ale trudno jest stwierdzić ile pieniędzy zostało wydanych na osoby, które i tak odeszłyby z firmy? Część pracowników i menedżerów uważa szkolenia za benefit niemający przełożenia na nabywanie istotnych dla firmy kompetencji, niektórzy pracownicy chodzą na te same lub podobne szkolenia kilkakrotnie,  a menedżerowie nie znają historii szkoleń swoich podwładnych? Trudno jest stwierdzić ile pieniędzy firma wydaje na rozwój konkretnych kompetencji, a statystyki szkoleniowe na poziomie całej wielooddziałowej organizacji praktycznie nie istnieją?  Jeśli tak- to kolejne sygnały, świadczące o tym, że powinieneś skorzystać ze wsparcia specjalnego oprogramowania oferującego szereg  możliwości, od planowania i budżetowania, przez rejestrację uczestnictwa i kosztów szkoleń, po analizę i statystyki w różnych perspektywach.

...

Zidentyfikowałeś w Twojej organizacji wyżej wymienione problemy? Oto nadszedł  czas, aby dział HR na etapie intensywnego rozwoju organizacji zwiększył swoją efektywność poprzez wsparcie IT.