"Prowadzenie spotkań kosztuje mnie mnóstwo energii, a często wychodzimy z nich bez ustaleń. Większość czasu upływa na narzekaniu i uciszaniu." "Przygotowywałem się kilka godzin do tej burzy mózgów w naszym zespole i co? I nic!" "Szef znowu kazał mi prowadzić zebranie i chciał żebym obudził w ludziach ducha zespołu. Obudziłem, ale tylko wściekłość na nowe firmowe ustalenia."

Brzmi znajomo? Te i inne dylematy targają wieloma liderami. Podobne historie zdarzają się każdego dnia w wielkich korporacyjnych biurowcach, jak i w zaciszu małych i średnich przedsiębiorstw. Prowadzenie bowiem spotkań zespołowych to sztuka. Wymaga odpowiedniej postawy, wiedzy i umiejętności. Na szczęście taka, której można się nauczyć. Warto zadać sobie pytania:"Na ile ja sam potrzebuję dzisiaj takiej kompetencji? Co jest moją mocną stroną w prowadzeniu spotkań, a czego jeszcze chcę się nauczyć?"

Liderom, z którymi mam przyjemność pracować, często polecam czerpanie inspiracji z pracy coacha zespołowego. Podejście coachingowe sprawdza się zarówno w nowopowstających zespołach, w których ważne jest dookreślenie wspólnej wizji i misji, ale i w takich które funkcjonują już dłuższy czas, ale potrzebują się zatrzymać i znaleźć nową przestrzeń na rozwój. To dobra metoda pozwalająca rozwiązać konflikty i poczuć siłę zespołu, która pokazuje jak ważne jest branie odpowiedzialności przez wszystkich członków. Wymaga jednak wprawy i odpowiedniego podejścia. O czym pamiętać projektując spotkania zespołu w takim duchu?

Rola coacha zespołowego

Bardzo ważne jest dookreślenie roli prowadzącego jako, co nietypowe dla standardowego sposobu pracy z zespołami, pozostającego w tle. To nie on ma wieść prym i nadawać ton, ale raczej towarzyszyć i tworzyć miejsce dla każdego uczestnika. Nie ocenia, nie etykietuje, tylko akceptuje co się w zespole pojawia. Robi to dzięki zastosowaniu odpowiednich struktur, metod i technik coachingowych, a także zadając trafne pytania. Słucha i odzwierciedla nie tylko warstwę werbalną, ale i to co ukryte i niedopowiedziane. Korzysta ze swoje intuicji, nie boi się konfrontacji uczestników z tym co niewygodne, ale robi to w odpowiedni sposób.

Główne zadania coacha zespołowego

Jednym z zadań coacha zespołowego jest moderowanie spotkania. Coach zespołowy to nie mówca motywacyjny i nie trenerska gwiazda - nie musi dużo mówić. Ważne by wierzył w potencjał zespołu, by pozwalał mu na dostrzeganie swoich słabych, ale i mocnych. Trafnie zadanie takiej osoby ujął Alan Barker określając je jako „ujawnienie talentów grupy”. Jego zdaniem prowadzący spotkania ma do nich wnieść:

- wizję: każdy uczestnik ma wiedzieć w jakim celu jest na spotkaniu
- kierunek: ma pilnować, by spotkanie zmierzało do ustalonego celu
- bezpieczeństwo: ma dbać o dobre samopoczucie uczestników i o to, by na każdym etapie mieli przekonanie o celowości podejmowanych działań.

To minimum zadań stojących przed osobą chcącą podejmować rolę coacha zespołowego. Drugą ważną, głębszą warstwą pracy - jest taki dobór metod i technik, które angażują wszystkie osoby. Istotna jest tu wiedza dotycząca zespołowych ról, stylów myślenia i działania, preferowanych wartości i motywacji poszczególnych członków zespołu. Wiedząc kto jak najchętniej się komunikuje i jak reaguje – można odpowiednio prowadzić spotkanie umożliwiając wszystkim wzięcie w nim aktywnego udziału. Dobrze jest więc, zanim zaprosi się swoich pracowników do takiej formy wspólnej pracy, zastosować odpowiednie narzędzia diagnostyczne.

Sedno coachingu zespołowego

Kiedy można uznać, że spotkanie było efektywne, że zastosowane metody coachingowe to nie zmarnowany czas i wysiłek? Odpowiedź jest prosta i brzmi - „zmiana perspektywy”. Dla mnie to sedno coachingu. Z doświadczenia wiem, że czasem na pierwszy rzut oka efektów nie widać. Nie zawsze bowiem jest to spotkanie, po którym zespół automatycznie dostaje skrzydeł, nie zawsze jest optymistycznie nastawiony i nie zawsze wraca do zadań z okrzykiem „możemy wszystko”. Zdarza się, że sesje coachingu zespołowego pełne są trudnych emocji, wylanych żali i pretensji. Bywa, że pozornie nic nie idzie. Kiedy jednak to wszystko prowadzi do innego spojrzenia na zespół, na ich role i zadania, na ich tożsamość i misję, kiedy poszerza się świadomość poszczególnych członków, kiedy wkracza nowe – spotkania takie mają swój głęboki sens. Nie można zapomnieć, że coaching w swej istocie jest procesem. Procesem zmiany, odkrywania potencjału i wzrostu. A proces wymaga czasu. Może być tak, że po jednej – dwóch sesjach zmienia się wszystko, a może być tak, że zmiany zajdą po dużo dłuższym okresie.

 ...

Pytanie więc: "Na ile będziesz cierpliwy, powściągliwy i prawdziwie akceptujący? Na ile potrafisz obchodzić się z trudnymi emocjami? Na ile uda Ci się stworzyć przestrzeń do wzrostu Twoich ludzi?" Może okazać się, że akurat w Twoim zespole, patrząc na wyzwania jakie stoją przed Tobą i Twoimi ludźmi – dużo lepiej będzie skorzystać ze wsparcia fachowcy? Być może potrzebujecie kogoś, kto jest niezwiązany z organizacją, kogoś kto jest obiektywny, kto dostarczy Wam „świeże spojrzenie”? A Ty, patrząc najpierw na profesjonalistę w tej dziedzinie, dużo łatwiej potem podejmiesz się roli takiego lidera - coacha zespołu?

Bibliografia:
A. Barker „Jak to robić lepiej... Prowadzenie zebrań”, Wydawnictwo Bellona, Warszawa 2000